Про підсумки роботи архівного відділу Іллінецької райдержадміністрації за 2018 рік йшлося на щотижневій оперативній нараді

Створено: Вівторок, 06 листопада 2018, 10:59
Перегляди: 142

5 листопада на щотижневій оперативній нараді начальник архівного відділу райдержадміністрації Ірина Рибаченко ознайомила з підумками роботи архівного  відділу. Ірина Володимирівна зазначила, що основними завданнями покладеними на архівний відділ райдержадміністрації, як місцеву державну архівну установу, є внесення до Національного архівного фонду (далі НАФ) архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій району.

Джерелами комплектування (фондоутворювачами) архівного відділу райдержадміністрації документами НАФ є 41 установа, підприємства та організації району.

Станом на 01.11.2018 на зберіганні в архівному відділі знаходиться 158 фондів. Всього на зберіганні перебуває 27 062 одиниці зберігання, в тому числі: 25078 справ постійного зберігання (НАФ) та 93 справи з кадрових питань (особового складу), 1862 одиниці тимчасового зберігання, 180 боксів та 67 мішків з виборчими бюлетенями.

Протягом 2018 року робота архівного відділу райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників «Розвитку архівної справи в Іллінецькому районі на 2018 рік».

Важливим завданням є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району. А тому відділ співпрацює із усіма установами – джерелами комплектування відділу, а також всіма районними організаціями, які звертаються за методичною допомогою щодо розробки і схвалення на засіданні експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії відповідних установ, а також надання консультацій щодо ведення поточного діловодства і архівної справи.

За 2018 рік експертною комісією архівного відділу проведено 5 засідань, на яких схвалено:

- 5 інстукцій з діловодства

- описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) 6 установ списку № 1 на 379 одиниць зберігання;

- описи справ тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу) 2 установ списку № 2 на 74 одиниці зберігання, а саме: ТОВ «Іллінціагробуд» за 1986 – 2017 роки, та управління Держпродспоживслужби в Іллінецькому районі за 2016 – 2017 роки.

-  акти  «Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ» на 277 справ.

Постійно надаються консультації працівникам діловодних служб щодо розроблення інструкцій з діловодства, науково - технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду, Положень про архівні підрозділи, експертні комісії, перевіряння наявності справ в архівних підрозділах, порядку складення паспортів архівного підрозділу установи, організації, підприємства та інші питання діловодства та архівної справи.

Відповідно до  графіків роботи архівного відділу проводяться перевірки стану архівної справи та діловодства в установах району.   Кожна установа потребує методичних та практичних  рекомендацій по веденню діловодства та  проведенню впорядкування та підготовки документів для передачі на державне збурігання.

Організація користування документами здійснюється в основному  через довідково-інформаційне обслуговування.

Ще одним важливим напрямком діяльності архівного відділу є виконання запитів юридичних та фізичних осіб, спрямованих на забезпечення їх прав та законних інтересів, доступу користувачівдо архівних документів.

Відповідно до Закону України  «Про звернення громадян»відповіді надаються у термін від одного дня до місяця. Запити, що надійшли не за призначенням, надсилаються іншим уповноваженим органам у термін від одного до п’яти днів.Запити ветеранів Великої Вітчизняної війни, інвалідів, учасників бойових дій, АТО,  ліквідаторів аварії на Чорнобильській АЕС розглядаються першочергово. У 2018 році надійшли по 1 запиту від учасника бойових дій, інваліда війни та ліквідатора аварії на ЧАЕС.

Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни. За тиждень надається біля 10-15 таких консультацій.

Протягом 2018 року до архівного відділу райдержадміністрації надійшло 410 заяв і запитів від фізичних та юридичних осіб.

З позитивним результатом виконано – 384 запити (94 %), надано 26 (6 %) негативних відповідей, зумовлених непрофільністю запитів або відсутністю необхідної заявникам інформації в архівних документах та з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів.

Серед соціально-правових запитів переважала тематика з питань:

-- трудової діяльності (прийняття-звільнення на роботу) , зарахування до стажу років,земельні питання .

Аналіз виконання запитів засвідчує, що документи архіву користуються великим попитом. Адже, на підставі архівних довідок сотні  громадян району отримали документи,  що підтверджують стаж  роботи  в ліквідованих  установах, організаціях, с/г підприємствах району,рішення про  обрання депутатами  обласної, районної та  міських рад,  оформлення права власності, приватизації майна та ін. Це все можливо і просто, коли документи передані на державне зберігання.